Come allestire una sala meeting per eventi importanti
Perché l’organizzazione di un meeting dev’essere curata nei minimi particolari.
Il termine “meeting”, che proviene dalla lingua inglese, può essere tradotto in italiano con il sostantivo “incontro”.
In effetti, durante un meeting non avviene altro che un raggruppamento di persone che, in base al motivo per il quale è stato organizzato l’evento, possono discutere oppure apprendere nozioni da uno dei soggetti coinvolti. Nonostante quest’accezione che può risultare fredda e scostante, il meeting è comunque un incontro.
Adesso prova a ricordare una situazione nella quale hai dovuto incontrare una persona di cui volevi conquistare la fiducia o l’attenzione: di certo avrai curato nei minimi particolari l’abbigliamento, il luogo dove far avvenire l’incontro e le parole da utilizzare.
Con un meeting, il discorso è esattamente lo stesso. Per poter attirare l’attenzione degli ascoltatori o persuadere eventuali imprenditori a investire nell’attività, l’evento deve essere opportunamente organizzato e curato in ogni sottigliezza, senza trascurare nulla. In altre parole, l’organizzazione del meeting deve diventare la più potente arma per fare marketing.
Per poter fare bella figura, dunque, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione.
Come allestire una sala meeting in maniera impeccabile
Il primo aspetto da curare quando si organizza un incontro lavorativo o un evento è certamente quello estetico.
L’occhio degli ospiti vuole ovviamente la sua parte, e accogliere le persone in una sala spoglia, non adeguatamente illuminata, poco idonea a ospitare un certo numero di persone o con altri difetti non rappresenta un vantaggio.
In un certo senso, sotto il profilo estetico si può inserire anche la funzionalità della stanza; a tal proposito bisogna specificare che, se non si dispone di una propria area meeting, la scelta deve necessariamente ricadere su un luogo abbastanza capiente per ospitare tutti.
Allo stesso modo, un altro errore da non commettere è quello di adottare una stanza troppo capiente: spazi troppo ampi con poche sedie (o con molte sedute vuote) potrebbe sottrarre prestigio all’evento.
Il clou dell’allestimento, però, sono le decorazioni. Anche in questo caso è necessario trovare un equilibrio, per evitare quel senso di affollamento che rende inospitale una stanza, ma allo stesso tempo bisogna evitare di avere angoli morti o pareti troppo vuote.
Come si può ovviare al problema?
Basta semplicemente richiedere la produzione di stampe, targhette da apporre all’ingresso, strutture con il logo dell’impresa e persino statue.
Tutti questi oggetti vengono solitamente realizzati in vetroresina o plexiglass, materiali di certo apprezzati per le loro caratteristiche estetiche e decorative.
Come già accennato, per donare professionalità all’evento, ai lati della porta d’ingresso all’evento può essere apposta una targhetta in plexiglass riportante il nome dell’evento e il logo dell’azienda.
Per un effetto ancor più scenografico ma al contempo sobrio ed elegante, il tavolo sul quale avviene la discussione può essere decorato con una piccola targa in plexiglass che riprende la forma del logo dell’azienda da promuovere o dell’evento.
Un effetto scenografico, molto intenso può essere ottenuto nel caso in cui gli ospiti, all’ingresso nella sala, si trovino di fronte a una stampa dettagliata che riprenda la locandina dell’evento o un’immagine inerente alla tematica da affrontare.
Se possibile, andrebbe organizzato un piccolo rinfresco in un’altra parte della sala, la quale potrebbe essere decorata a tema inserendo anche un mockup in vetroresina, ad esempio del prodotto di punta presentato nel meeting.
L’illuminazione, inoltre, deve essere ottimale e, se possibile, è da preferire la luce naturale a quella artificiale (evitando, al contempo, che il sole possa infastidire gli ospiti).
Non bisogna, infine, trascurare le sedute: non solo non devono essere troppo concentrate o disperse tra loro, ma è fondamentale che siano molto comode e assegnate, se possibile, in modo da evitare quel fastidioso via vai incontrollato.
Gadget e premi per coinvolgere emotivamente gli ospiti
Se vuoi conquistare il tuo pubblico devi creare un certo coinvolgimento, che non è possibile effettuare solo con le parole o con arredi eleganti e curati.
Per poter attirare l’attenzione degli ascoltatori e incentivarli a seguire il discorso, è consigliabile preparare dei gadget da distribuire, che possono essere di varia natura.
Penne, portachiavi e chiavette USB sono solo alcuni esempi di questi.
Tuttavia, se l’evento è finalizzato a celebrare un importante obiettivo conseguito da un soggetto, è bene disporre di premi.
Il dono più comune in una situazione simile è la targa in plexiglass all’interno della quale vengono incisi nome e cognome della persona che si è distinta, motivazione, evento e logo dell’ente organizzatore.
I contenuti sono fondamentali
Infine, ma non per importanza, per fare veramente bella figura con gli invitati all’evento è bene organizzare in maniera idonea i contenuti.
Gli argomenti trattati non devono stancare o annoiare, in questo bisogna considerare anche le abilità comunicative del relatore.
Le persone, inoltre, apprezzano l’organizzazione: è dunque consigliabile redigere una scaletta dei temi da trattare, eventualmente con orari indicativi di inizio e fine annessi.
La scaletta può essere integrata nella locandina dell’evento oppure resa pubblica al momento dell’incontro, a seconda dei casi.
Tra la presentazione di un tema e l’altro, inoltre, è bene concedere delle pause agli ascoltatori e consentire l’accesso all’area di ristoro, se presente. In questo modo l’attenzione degli interessati viene stimolata grazie a rigeneranti momenti di riposo che riguardano sia la mente che il corpo.
